Webinar: Mejora la comunicación con tus clientes a través de la automatización.

Por Guillermo Huertero.

Conoce cómo utilizar la automatización y mejorar la comunicación con tus clientes a través de estos procesos.

Primero antes que nada, van a conocer: ¿qué es la automatización y cómo les va a ayudar a hacer más eficiente su comunicación?, ¿cómo pueden utilizar la automatización para dar seguimiento a campañas de registros, promociones, boletines, landing pages entre otros?, ¿cómo les ayuda la plataforma de ContinuaPro a realizar estos procesos de automatización?, y ¿qué herramientas tienen dentro de su cuenta para poder realizar este tipo de campañas?

Antes de comenzar con estos conceptos hay que entender primero…

 ¿Qué es la automatización?

Es un proceso para dar un seguimiento automático a los usuarios por medio de acciones que realizan en algún elemento, en este caso por ejemplo en su página Web cuando llenan un formulario o después de cierto tiempo de que se suscriben a una lista, esos son procesos de automatización.

Aquí hay un ejemplo, nosotros enviamos una invitación a una persona para que se suscriba a un evento, en eso hay una liga a una página Web donde va a haber un formulario de suscripción y una vez que el usuario lo llena, automáticamente le llega el correo de confirmación. Es decir, nosotros no tenemos que hacer ningún proceso manual de ver quién se ha suscrito, hacer un registro y mandarle un correo por separado, sino que podemos hacer que automáticamente se realice esto y validar solamente las estadísticas de entrega dentro de la campaña.

¿Cómo se puede utilizar la automatización? 

Primero como en el ejemplo pasado, las confirmaciones inmediatas tanto a suscripciones de eventos, boletines o promociones, cuando ustedes tienen en su página Web un formulario para suscribirse a sus boletines, una landing page donde ustedes le quieren dar más información al usuario, este tipo de correos los pueden programar con estos procesos de automatización.

¿Cuál es el otro proceso más común que se utiliza?

Son las campañas de seguimiento calendarizadas, en inglés se conocen como trip campaigns o campañas de goteo, es decir están enviándoles información de forma constante cada cierto tiempo a menos que el usuario se dé de baja o decida cambiar sus preferencias de suscripción, por ejemplo:

Cuando alguien se suscribe para una demo recibe un correo de bienvenida, a los 15 días recibe un correo con promociones o con información útil para el usuario, y a los 30  días que es el final de su demo, un  correo de agradecimiento e invitarlo a que compre el producto, a que compre el servicio o se suscriba.

En este ejemplo: ustedes tienen un formulario de suscripción a su página Web o una landing page donde la persona se suscribe, recibe un correo de bienvenida de forma automática al momento de llenar el formulario, hay un temporizador o una espera de dos días y después se le envía un correo con información adicional para complementar lo que viene en su landing page, o el evento, o a lo mejor un aviso de “ya faltan dos días para nuestro evento”, puedes poner nuevamente el enlace para que puedas verlo o la dirección, etc.

¿Cómo ayuda ContinuaPro con estos proceso de automatización?

Bueno primero tiene una herramienta de formularios que permiten enviar correos personalizados cuando las personas lo llenan y también hay campañas de auto respuestas, cuando ustedes crean una campaña, recordarán que hay varios tipos que pueden seleccionar.

Hay uno que permite enviar el comunicado después de cierto tiempo, cuando se cumple la suscripción a una lista, de esa forma podemos decirle que una vez que se suscriba la persona y recibió su correo de bienvenida, a los X días o X horas, podemos enviarles otro mensaje con información adicional.

Entonces vamos a ver justamente cómo funcionan estos procesos, les voy a mostrar la plataforma de ContinuaPro, donde primero para la parte de los formularios, cuando ustedes quieren crear un formulario de suscripción, tienen que crear una lista, una vez creada la lista dentro del detalle de la lista, en “Administrar Formularios”, nos da la opción obtener el código que puede personalizar, para este punto se requieren conocimientos en HTML, para darle el estilo deseado.

Si por algo necesitan el formulario de forma rápida para algún evento dentro de la liga o de su correo, también les da una versión web, es un diseño predeterminado que pueden ingresar  como liga en un formulario, no tiene personalización como tal, simplemente  les va a mostrar la opción de suscribirse, campos  que tengan ustedes en su formulario, en su lista y bueno un mensaje.

Una ventaja que ofrece ContinuaPro, cuando se esperan muchas suscripciones y quieren evitar enviar correos a personas que no existen, es que tienen la doble validación, si yo lo activará, este email de bienvenida le muestra una liga al usuario donde le va a pedir,  que haga clic, para confirmar su suscripción, y hasta que el usuario no da clic en esa liga, no le va a llegar el correo  en este caso el de confirmación, esto que evita, que si alguien registró un correo falso le vayamos a mandar un correo y vaya a rebotar,  y esos rebotes afecten nuestra tasa de entrega y nuestra reputación de envío en la automatización.

Esto es opcional, pueden activarlo o desactivarlo, depende aquí de su base de contactos, y también el tipo de evento.

La otra forma de automatización que les mencionamos son las campañas automatizadas, en este caso si ustedes crean una nueva campaña, en tipo de campaña, tengo el “auto respondedor”, esta es la que se puede ejecutar después de cierto tiempo, una vez que el usuario  se suscribe a una lista.

Los pasos son exactamente los mismos que ustedes tienen cuando crean una  campaña: les va a pedir un nombre, que seleccionen una lista o un grupo inteligente, por ejemplo si nada más me gustaría que se le enviará a quienes no asistieron, tendría que crear en este caso un filtro y un grupo inteligente para que nada más cuando se suscriban a la lista y sean parte del grupo que no lo abrieron, se les envié el comunicado a cada quien. Vamos a seleccionar una plantilla, ver la previsualización del correo, aquí podemos agregar toda la información que necesitamos, y viene la parte de la programación y el envío, en este caso como es una campaña de automatización, el último paso va a cambiar, y me va a solicitar información más bien de cuándo se va a enviar o posterior a qué acción.

Les voy a mostrar aquí cómo tenemos unas campañas de seguimiento.

Tenemos uno que es cuando alguien crea una cuenta le va a mostrar la información principal de qué es lo que puede realizar con ContinuaPro, si se fijan viene el correo de “oye envía tu primer campaña de email”, este correo tiene información útil para el usuario, y bueno también invitamos a que visiten nuestro blog, y este correo se envía una vez que se confirma la cuenta, en este caso hay un formulario para la cuenta, para crear una cuenta demo. Y esto se envía, o está programado para enviarse al día siguiente, una vez que ya lo llena.

Después tenemos una campaña que es un seguimiento, en este caso “oye aprovecha tu cuenta, aquí hay más información que te puede ser de utilidad” y esta va a ser exactamente sobre la misma lista que tenemos en el otro caso, pero en este caso la vamos a mostrar para que se envíe a los 15 días, porque ya tuvo tiempo el usuario para utilizar su cuenta, entonces vamos a mandar un aviso a los 15 días.

La última campaña que es la de finalización de la cuenta demo, “oye tu periodo de prueba ha finalizado”, que son 30 días a partir de que creas tu cuenta,  donde ya se incluye información de precios, de cómo actualizar su plan, y esta la voy a programar para 30 días, porque es lo que dura el periodo de una cuenta nueva.

Y de esa forma con este proceso ya tengo el proceso de seguimiento que está corriendo de forma automática. Entonces ya tengo mis 3 campañas y ya están programadas para ejecutarse en los tiempos especificados, siempre y cuando en este caso se suscriban a la lista.

De esa forma ya tenemos una automatización, esta automatización está en este caso corriendo constantemente porque está en el formulario que está en nuestra página Web, de forma constante, si ustedes quieren limitarlo, normalmente esto se recomienda cuando se tenga una landing page, una vez que el evento o ya terminó o cuando ustedes quieran ejecutar el proceso de automatización pues eliminar, y ya no se ejecuta o pueden detener la campaña.

Estas campañas una vez que están programadas, va a aparecer en su cuenta como en progreso, es decir como se está ejecutando constantemente, como les comentaba, una vez que ya ustedes tienen su campaña de automatización estos procesos y ya la tienen programada los procesos se están ejecutando de forma constante, es decir en su cuenta van a aparecer como que está en progreso esta campaña y si se fijan, esta campaña ustedes la pueden ver la estadística al momento, y la pueden suspender, si por algo necesitan hacer algún cambio sobre el correo, hacer los cambios, y volverla a programar.

En la parte de campañas para que ustedes vean nada más cómo va a aparecer, si se fijan me dice oye este correo que se envía a los 30 días de que creo su cuenta, pues está en progreso, se está ejecutando constantemente, y a diferencia de las otras campañas, yo aquí si puedo ver en tiempo real cómo se está ejecutando el proceso, una vez que ya tienen el formulario activo, o en una página pública, y pueden realizar las mismas acciones que hacen en su cuenta, ver quiénes lo abrieron, ver quiénes han rebotado etc.

Hay que recordar nada más, como esta campaña se está ejecutando constantemente, pues aquí si por cada correo se está consumiendo un crédito simplemente asegurarse de que cuentan con los créditos disponibles en su cuenta para poder estar ejecutando si por algo ya se llegan a los créditos, aunque esté activa pues no se va a estar enviando ese proceso de automatización porque no tiene como poder obtener ese crédito, entonces si se fijan ya la suspendí y me la regresa a borrador, y ya no me aparece como en progreso, entonces ya no se está enviando.

Esos son los procesos de automatización que pueden utilizar en ContinuaPro.

Vamos a pasar a la conclusión.

Primero bueno la automatización les ayuda como les comentamos a agilizar los procesos de comunicarse con los usuarios, ya sea cuando se suscriben a una lista, o cuando necesitan darle seguimiento después de mucho tiempo; como lo vimos en la campaña de seguimiento en caso de la creación de una cuenta, de forma automática, es decir que ustedes no tienen que estar dándole un seguimiento manual, no tienen que estar exportando una lista para ver quien se suscribió, no tienen que hacer una campaña por separado cada vez, o hacer un envío cada vez que haya alguien nuevo, sino que ese proceso ya se está ejecutando constantemente. 

Segundo pueden usar los grupos inteligentes para segmentar la automatización, como les mostré en el ejemplo cuando tienen grupos inteligentes aparece la opción en la lista de seleccionar esos grupos y ustedes pueden decir oye cuando alguien se suscriba, pero que cumplan con las condiciones que yo  estoy especificando en ese grupo inteligente, en este caso lo más común es que si abrieron o no abrieron el comunicado, por ejemplo si alguien sí abrió el comunicado, a lo mejor no tiene caso darle un recordatorio porque él sí lo vio, pero si una persona no abrió el comunicado, pues ahí si me interesa mandarle un recordatorio para pues también tratar de  maximizar mi tasa de entrega y mis conversiones en la página Web o landing page que tengamos.

 Finalmente también esto nos ayuda a mantener todos los contactos en una sola plataforma, un punto ahí muy importante que nos han comentado es que dicen -oye yo reviso mi lista, la mando por separado o tengo mi lista en otro sistema, en otra plataforma en otro CRM o en otra herramienta que se encarga de esto. Entonces el tener la lista o tener sus contactos separados en múltiples plataformas, puede generar unos problemas respecto a que tan actualizadas están, entonces el hecho de que ContinuaPro les ofrezca también estas herramientas de automatización les ayudan a mantenerlos en una sola plataforma y mantener actualizados siempre su información.

Y bueno pues eso es todo, nuevamente recordarles aquí nuestro correo o nuestro teléfono, si tienen alguna pregunta, si quieren que los apoyemos en algún proceso de automatización o si quieren saber más información de procesos de automatización, mucho más avanzados, pueden preguntar por esto en nuestros canales y sitio Web.

Muchas gracias, hasta luego.